KPI – Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số hiệu suất công việc – dùng để đo lường hiệu suất dựa trên các mục tiêu kinh doanh chính.

Xây dựng KPI như thế nào để đạt hiệu quả? Bí quyết tạo nên thành công

KPI là gì?

KPI – Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số hiệu suất công việc – dùng để đo lường hiệu suất dựa trên các mục tiêu kinh doanh chính.
Chỉ số hiệu suất (KPI) chính là một giá trị đo lường để cho biết hiệu quả một công ty đang đạt được thông qua các mục tiêu kinh doanh chính. Các tổ chức sử dụng KPI ở nhiều cấp độ để đánh giá thành công của họ khi đạt được mục tiêu. KPI cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, trong khi KPI cấp thấp có thể tập trung vào các quy trình trong các phòng ban như bán hàng, tiếp thị hoặc trung tâm cuộc gọi.

Làm thế nào để có một KPI hiệu quả ?

KPI có giá trị khi nó truyền được cảm hứng. Thông thường, các tổ chức áp dụng KPI một cách mù quáng, khuông mẫu theo công ty khác và sau đó tự hỏi tại sao KPI đó không phản ánh đúng hoạt động kinh doanh của mình và không ảnh hưởng, tạo ra bất kỳ thay đổi tích cực nào. Một trong những khía cạnh quan trọng nhất, nhưng thường bị bỏ qua của KPI là chúng cũng là một dạng giao tiếp. Như vậy, chúng tuân theo các quy tắc và vận hành tương tự như giao tiếp. KPI cần phải vắng tắc, rõ ràng và có sự liên quan, như vậy sẽ có nhiều khả năng được hấp thụ và hành động theo. 
Trong việc phát triển chiến lược xây dựng KPI, nhóm của bạn nên bắt đầu với những điều cơ bản và hiểu mục tiêu tổ chức của mình là gì, cách bạn lên kế hoạch đạt được chúng và ai có thể hành động dựa trên thông tin này. Đây phải là một quá trình lặp đi lặp lại liên quan đến phản hồi từ các nhà phân tích, trưởng bộ phận và người quản lý. Khi nhiệm vụ tìm kiếm thực tế này mở ra, bạn sẽ hiểu rõ hơn về quy trình kinh doanh nào cần được đo bằng KPI và thông tin đó sẽ được chia sẻ với ai.

Sử dụng các tiêu chí SMART vào KPI

What are SMART KPIs? (Spoiler: They Don't Really Exist!)

Một cách để đánh giá sự liên quan của KPI là sử dụng các tiêu chí SMART. KPI phải cụ thể (Specific) , đo lường được (Measurable), có thể đạt được (Attainable), có liên quan (Relevant), thời gian ràng buộc(Time-bound). Nói cách khác, bạn có trả lời được 5 câu hỏi sau:

Mục tiêu của bạn có cụ thể không? 
Bạn có thể đo lường tiến trình hướng tới mục tiêu đó không? 
Là mục tiêu thực tế, có thể đạt được? 
Có liên quan đến mục tiêu chung của tổ chức của bạn? 
Thời gian đặt ra để đạt được mục tiêu này là khi nào?

Làm thế nào để xác định KPI – Key Performance Indicator

Xác định KPI có thể là một việc phức tạp. Từ chính trong KPI là “key” (chìa khóa) bởi vì mọi KPI nên liên quan đến một kết quả kinh doanh cụ thể. KPI thường bị nhầm lẫn với số liệu kinh doanh. KPI cần được xác định theo các mục tiêu kinh doanh quan trọng. Để xác định KPI, có thể thực hiện theo các bước sau:
  • Kết quả mong muốn của bạn là gì? 
  • Tại sao kết quả này lại quan trọng? 
  • Làm thế nào bạn đo lường được sự tiến bộ? 
  • Bạn có thể làm gì để tác động đến kết quả? 
  • Ai sẽ chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh? 
  • Làm sao bạn biết bạn đã đạt được kết quả? 
  • Bao lâu thì bạn sẽ đánh giá tiến độ về kết quả một lần?
Ví dụ: Giả sử mục tiêu của bạn là tăng doanh thu bán hàng trong năm nay. Bạn sẽ gọi KPI này là KPI tăng trưởng bán hàng của bạn. Dưới đây là cách bạn có thể xác định KPI này:
  • Tăng doanh thu bán hàng lên 20% trong năm nay.
  • Đạt được mục tiêu này sẽ cho phép doanh nghiệp sẽ có lợi nhuận. 
  • Tiến độ sẽ được đo lường như tăng doanh thu và chi phí đầu tư.
  • Làm khách hàng hiện tại mua thêm sản phẩm bằng cách thuê nhân viên bán hàng bổ sung và đẩy mạnh quảng bá. 
  • Giám đốc bán hàng sẽ chịu trách nhiệm về những số liệu này.
  • Doanh thu năm nay mục tiêu tăng 20%.
  • KPI sẽ được xem xét hàng tháng.

KPI có thể trở nên SMARTER hơn

Các tiêu chí SMART cũng có thể được mở rộng thành SMARTER với việc bổ sung các đánh giá (evaluate) và đánh giá lại (revaluate). Hai bước này là cực kỳ quan trọng, vì chúng đảm bảo bạn liên tục đánh giá KPI và mức độ liên quan của chúng với doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: nếu bạn đã vượt quá mục tiêu doanh thu của mình cho năm hiện tại, bạn nên xác định xem đó có phải là do bạn đặt mục tiêu của mình quá thấp hoặc có thể quy cho một số yếu tố khác không.

Các chỉ tiêu KPI có còn phù hợp không?

Xây dựng hệ thống KPI thường có một mặt tiêu cực đi kèm với chúng. Không may, nhiều doanh nghiệp bắt đầu cho rằng quản lí Hệ thống chỉ tiêu KPI là một hoạt động đã lỗi thời. Điều này là do Hệ thống chỉ tiêu KPI cũng không chống lại nổi một vấn đề: thiếu sự giao tiếp.
Sự thật là hệ thống KPI chỉ giá trị khi bạn thực hiện chúng. Hệ thống KPI yêu cầu thời gian, nỗ lực và sự gắn kết của nhân viên để có thể đạt được sự kì vọng. Bernard Marr, tác giả của các cuốn sách bán chạy nhất và là một chuyên gia về hiệu suất doanh nghiệp, khơi lên một cuộc trò chuyện khá thú vị về chủ đề này, “HỆ THỐNG KPI là cái quái gì?”. Các bình luận cho thấy rõ ràng khi Hệ thống KPI có vẻ như đã lỗi thời (tùy thuộc vào người mà bạn hỏi), thì giá trị tiềm ẩn của chúng vẫn nằm trong tay những người sử dụng chúng.