Các Phương pháp Phỏng vấn hiệu quả cho Nhà Tuyển dụng

Tuyển dụng nhân sự có thể ví như một quyết định đầu tư vào con người. Phải một thời gian sau thì mới nhận ra được hiệu quả hay hậu quả, trong khi quyết định đầu tư được đưa ra phần lớn dựa vào những thông tin có được trong các cuộc phỏng vấn chỉ độ 30 phút. Hơn nữa, các ứng viên ngày nay lại rất chuyên nghiệp, kỹ năng trả lời phỏng vấn rất hoàn hảo, lại chuẩn bị rất kỹ càng.

Vậy bạn cần phải làm như nào, chuẩn bị những gì để có thể chọn được ứng viên phù hợp ?

I. CHUẨN BỊ PHỎNG VẤN

Để có một buổi phỏng vấn thành công, ta cần chuẩn bị theo các bước như sau:

–          Lên lịch phỏng vấn

–          Thời gian, địa điểm

–          Danh sách ứng viên

–          Người phỏng vấn

–          Yêu cầu đối với người phỏng vấn: hiểu công việc, có kỹ năng phỏng vấn, thông tin về tiêu chuẩn tuyển chọn và thông tin về ứng viên.

–          Hậu cần: đón tiếp, hướng dẫn ứng viên, trang thiết bị tài liệu cần thiết, phòng phỏng vấn

Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn:

Các câu hỏi được sử dụng một cách có cấu trúc, có thể thúc đẩy tiến trình phỏng vấn một cách đáng kể bằng cách khuyến khích ứng viên tiếp tục tham gia buổi tiếp xúc, làm rõ những hiểu biết của mình, và cho phép người phỏng vấn có thời gian để sắp xếp câu trả lời của ứng viên trước khi đánh giá những gì ứng viên đã nói ra.

Các câu hỏi dùng trong phỏng vấn cũng là một “nghệ thuật” để tìm ra được những thông tin cần thiết quan trọng nhất về ứng viên giúp ích cho việc tuyển chọn. Do đó cần phải biết cách chọn và chuẩn bị sẵn những câu hỏi phù hợp.

Các loại câu hỏi phỏng vấn như sau:

  1. Câu hỏi mở ý thăm dò: Để thăm dò một vấn đề cụ thể. Kết quả bình thường hay thông tin được thu thập thường là sự kiện, ý kiến, đề nghị. Ví dụ: Bạn có quan tâm về….?, Bạn có ý kiến gì về….?
  2. Câu hỏi mở ý cảm xúc: Để khám phá cảm xúc của người khác. Kết quả bình thường hay thông tin được thu thập thường là ý kiến của ứng viên. Ví dụ: Bạn cảm thấy thế nào về….?, Thái độ của bạn thế nào về…?
  3. Câu hỏi mở: Thiết lập mối quan hệ vào lúc bắt đầu phỏng vấn. Ví dụ: Tôi nhận thấy rằng bạn đang tham dự nhiều khóa học vi tính. Điều gì làm cho bạn thích thú sử dụng máy tính?
  4. Câu hỏi mở đầu: Dẫn đến một cuộc trao đổi ngắn, phong phú. Cuộc trao đổi này sẽ cho bạn thấy một hình ảnh về những gá trị và sự quan tâm của ứng viên. Ví dụ: Tôi nhận thấy rằng bạn thích chơi bóng đá. Bạn nghĩ gì về những rắc rối xảy ra với đội bóng đá Việt Nam?
  5. Câu hỏi tình huống: Khám phá ra hành vi ứng xử của một người trong quá khứ và có kế hoạch ứng xử trong tương lai. Ví dụ: Bạn có bao giờ ở trong tình huống như…… Lúc đó bạn đã làm gì? Kết quả ra sao?
  6. Câu hỏi Hành vi: Sử dụng các tình huống cụ thể, thực tế. Sẵn sàng đưa ra những ví dụ đơn giản. Ví dụ: Bạn sẽ làm điều gì khác đi nếu tình huống đó lại xảy ra? Nếu bạn ở trong tình huống này… bạn sẽ làm gì? Bạn sẽ cố gắng để đạt được kết quả gì?

II. CÁC NỘI DUNG CẦN QUAN TÂM KHI PHỎNG VẤN

–    Xác định thời gian và mục tiêu phỏng vấn

–    Tham khảo hồ sơ và thu thập thông tin

–    Xác minh những thông tin ứng viên đã ghi trong hồ sơ xin việc

–     Tìm hiểu về kinh nghiệm, năng lực chuyên môn

–     Tìm hiểu về động cơ cá nhân, nguyện vọng nghề nghiệp

–     Cám ơn ứng viên đã đến tham sự phỏng vấn

–     Lấy thông tin phản hồi từ ứng viên

–      Ghi nhận xét ngay sau khi phỏng vấn.

 III. CÁC PHƯƠNG PHÁP PHỎNG VẤN

1)   Phương pháp phỏng vấn có cấu trúc:

Ưu điểm:

–     Nhất quán – tất cả các ứng viên đều được đối xử bình đẳng

–     Đáng tin hơn

–     Thời gian hợp lý

–      Bao quát tất cả các lĩnh vực

–     Dễ so sánh

Khuyết điểm:

–     Có thể thiếu linh hoạt

–    Một số lĩnh vực bị bỏ qua vì thời gian ngắn

–     Người phỏng vấn bị khống chế

–    Người xin việc thấy bị hỏi dồn ập câu hỏi nếu không khéo.

2)    Phương pháp phỏng vấn không cấu trúc:

Ưu điểm:

–     Dễ dẫn dắt và tìm hiểu các lĩnh vực khác

–     Ứng viên cảm thấy thoải mái hơn

–    Có thể thay đổi theo tình hình của cá nhân

Khuyết điểm:

–    Khó điều khiển phỏng vấn hơn

–   Có thể bỏ qua các lĩnh vực quan trọng

–   Khó so sánh ứng viên

3)  Phương pháp phỏng vấn Nhóm:

Ưu điểm:

–      Khách quan hơn do quyết định của nhóm

–     Ứng viên được quan sát kỹ hơn

–     Một thành viên của nhóm có thể để ý hoặc nghĩ ra điều mà người khác bỏ qua

–     Thích hợp đối với các công việc cao cấp hơn

Khuyết điểm:

–     Tốn kém

–     Người xin việc có thể cảm thấy bị áp đảo hoặc rụt rè

–    Nhóm phỏng vấn có thể nói chuyện/tranh luận với nhau mà quên có sự hiện diện của ứng viên

–     Ít cơ hội thiết lập mối quan hệ với ứng viên hơn

4)   Phương pháp phỏng vấn căng thẳng:

Ưu điểm:

–   Cho thấy cách ứng xử của ứng viên  trong điều kiện sức ép về tâm lý

–   Thích hợp với các công việc có sức ép cao.

Khuyết điểm:

–   Người phỏng vấn phải chuyên nghiệp

–    Có thể chọc túc và để mất người giỏi

–    Có thể ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức

–    Chỉ phù hợp với một số công việc

5)  Phương pháp phỏng vấn một nhóm:

Ưu điểm:

–    Dễ so sánh hơn

–    Tạo tình huống làm việc mô phỏng

–    Thích hợp với công việc đòi hỏi kỹ năng giao tiếp

Khuyết điểm:

–    Tốn kém

–     Khó đánh giá

–     Có thể không phải lúc nào cũng thích hợp

–      Ít tiếp xúc cá nhân hơn.

IV. LƯU Ý KHI THỰC HIỆN PHỎNG VẤN

1. Môi trường:

–          Yên tĩnh, lịch sự, tập trung.

–          Khoảng cách không quá cách biệt

–          Không gọi hoặc trả lời điện thoại trong khi phỏng vấn

2. Phong cách giao tiếp:

–    Trang phục lịch sự

–    Ánh mắt tự nhiên, thân thiện

–    Ngôn ngữ cử chỉ thân thiện

–    Thái độ cởi mở

3. Mở đầu và tạo sự tin tưởng:

–    Chào và hỏi thăm ứng viên

–    Cám ơn ứng viên đã đến dự phỏng vấn

–    Mục đích phỏng vấn

–    Thời gian, cách thức phỏng vấn, ghi chép

–    Cám ơn ứng viên

–    Ghi nhận xét ngay sau khi phỏng vấn

4. Nội dung phỏng vấn:

–    Xác minh những thông tin ứng viên đã ghi trong hồ sơ xin việc

–    Tìm hiểu về kinh nghiệm, năng lực chuyên môn

–    Tìm hiểu về động cơ cá nhân, nguyện vọng nghề nghiệp lấy thông tin phản hồi từ ứng viên

–    Thông báo cho ứng viên về những bước kế tiếp

–     Cám ơn ứng viên

–     Ghi nhận xét ngay sau khi phỏng vấn

Kỹ năng đặt câu hỏi phỏng vấn:

–      Nên nhẹ nhàng thăm dò, thu thập thông tin ở các lĩnh vực trọng tâm

–      Xen các câu hỏi vào các phần đối thoại

–      Không nên chất vấn, gây hấn

–      Tránh đặt câu  hỏi hàm chứa hoặc gợi ý câu trả lời

–       Hầu hết các câu hỏi nên ở dạng Mở hay Thăm dò dễ lấy thông tin nhiều nhất từ ứng viên

–       Thu thập bằng chứng bằng cách đặt ra các câu hỏi: Cho tôi biết/ Cho tôi xem.

Theo: quản trị nhân sự online

Đánh giá bài viết